Abmahnung im Arbeitsrecht Welche Regelungen gibt’s zu Verjährungen, Fristen & Co.?

  • Abmahnung als letztes Mittel bei Fehlverhalten
  • Voraussetzung für die Kündigung durch Arbeitgeber:in
  • Unberechtigte Abmahnung mit Rechtshilfe abwehren
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Anja Schlicht - Redakteurin bei Comfortplan (Finanzen Group)

Gleich ins Thema Abmahnung im Arbeitsrecht einsteigen – Inhaltsverzeichnis

Gelbe Karte gezückt: Wann liegt eine Abmahnung vor?

Ob berechtigt oder unberechtigt: Haben Sie eine Abmahnung von Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Arbeitgeberin erhalten, steht es um Ihr Arbeitsverhältnis nicht sonderlich gut. Sie scheinen gegen Ihren Arbeitsvertrag verstoßen zu haben.

Erweist sich der Abmahnungsgrund als berechtigt, darf Sie Ihr:e Chef:in beim wiederholten Pflichtverstoß kündigen. Ist der Vorwurf unberechtigt, können Sie dagegen natürlich vorgehen. Das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Unternehmen dürfte durch die Abmahnung jedoch zerrüttet sein.

Dass die Kündigung nach zuvor erteilter Abmahnung zulässig ist, regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), § 314 Absatz 2:

„Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.“

Ob die Abmahnung an sich ebenfalls zulässig ist, hängt stets vom Einzelfall ab. So viel ist aber sicher: Es ist egal, ob Sie mündlich oder schriftlich abgemahnt werden. Aus Sicht Ihres Betriebs wäre es jedoch sinnvoller, Sie als Arbeitnehmer:in schriftlich zu informieren. Denn landet der Fall später vor Gericht, muss Ihr:e Arbeitgeber:in nachweisen, dass Sie korrekt abgemahnt wurden.

Es liegt immer dann eine Abmahnung vor, wenn diese drei Punkte erfüllt sind:

Dokumentieren

Hinweisen

Warnen

  1. Dokumentieren: Ihr:e Chef:in muss das Verhalten, das zur Abmahnung geführt hat, genau beschreiben, also mit Datum und Uhrzeit. Pauschalisierte Begründungen, wie der oder die Arbeitnehmer:in kommt wiederholt zu spät, reichen aus Sicht des Arbeitsrechts nicht aus. Statt „Sie sind zuletzt häufig zu spät gekommen“ muss es also beispielsweise heißen: „Sie sind am 05.12.2021 erst um 9.30 Uhr zur Arbeit gekommen. Am 15.12.2021 waren Sie um 9.15 Uhr da, am … Arbeitsbeginn war jeweils um 9 Uhr. Ich mahne Sie wegen dieser Verspätung ab.“
  2. Hinweisen: Ihr:e Arbeitgeber:in muss das bemängelte Verhalten rügen und als Vertragsverstoß aufzeigen. Die Abmahnung hat demnach eine Rügefunktion. Zudem ist es wichtig, dass er oder sie Sie dazu auffordert, das entsprechende Verhalten zu unterlassen.
  3. Warnen: Ihr:e Arbeitgeber:in muss Ihnen als Arbeitnehmer:in klar die Konsequenzen erklären, falls Sie sich nicht in den Griff bekommen – das bedeutet, Ihnen muss durch die Androhung bewusst werden, dass Ihnen bei Wiederholung des Pflichtverstoßes gekündigt wird (Warnfunktion).

Vor allem die Dokumentationsfunktion ist wichtig. Denn wenn Ihnen wegen des Fehlverhaltens gekündigt wird, muss Ihr Unternehmen belegen, dass die Kündigung berechtigt war.

Sind diese drei Punkte nicht erfüllt, liegt keine Abmahnung laut Arbeitsrecht vor. Sie können dann von einer Ermahnung ausgehen, die keine so schweren Konsequenzen bei Wiederholung des ermahnten Verhaltens hat. Zu einer Ermahnung greift Ihr:e Arbeitgeber:in eher bei unerheblichem Vertragsverstoß, etwa wenn Sie etwas vergessen haben oder einmal zu spät gekommen sind.

Ebenfalls gut zu wissen:

  • Sie können einzeln abgemahnt werden oder Ihr:e Chef:in bündelt unterschiedliche Fehltritte in einer Abmahnung. Ist dann jedoch nur ein einziger Fall unzulässig, ist die ganze Abmahnung unwirksam.
  • Eine Abmahnung reicht aus (und nicht zwei, drei oder mehr), um bei erneutem, gleichen Fehlverhalten die Kündigung zu erhalten. Wollen Sie Ihren Job behalten, sollten Sie daher auf die erste Abmahnung reagieren und Ihr Verhalten ändern.

Übrigens: Abmahnungen kommen zwar meistens von Arbeitgeber:innen. Aber auch Sie als Arbeitnehmer:in können dieses Mittel in Anspruch nehmen und Ihre:n Chef:in abmahnen, etwa wenn ein Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt.

Innerhalb welcher Fristen muss Ihr:e Arbeitgeber:in, nach erteilter Abmahnung, im Wiederholungsfall eine Kündigung aussprechen?

Welche Zeiträume gelten, hängt von der Art der Kündigung ab. Ist diese außerordentlich, gilt eine Frist von zwei Wochen, beginnend ab dem Zeitpunkt, ab dem Ihr:e Chef:in vom Wiederholungsfall Bescheid wusste. Ist es eine ordentliche Kündigung, gibt’s im Arbeitsrecht keine konkreten Regularien und rechtliche Bestimmungen.

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Welche Fristen gelten bei der Abmahnung im Arbeitsrecht?

Geht es ums deutsche Recht, gibt es zwar viele Fristen, an die sich jede:r halten muss. Überraschenderweise gibt‘s jedoch für Abmahnungen im Arbeitsrecht keine Regularien. Im Klartext bedeutet dies, dass eine Firma eine:n Mitarbeiter:in auch für einen Vorfall abmahnen darf, der schon lange in der Vergangenheit liegt.

Allerdings gibt es einige Situationen, in denen die Abmahnung ihre Brisanz für Arbeitnehmer:innen verliert, zum Beispiel:

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An dieser Stelle müssen wir betonen, dass es stets auf den Einzelfall ankommt. Ob Ihre Abmahnung oder Ihre Kündigung berechtigt ist, sollten Sie daher von einem Anwalt oder einer Anwält:in prüfen lassen.

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Während bei den meisten gerichtlichen Auseinandersetzungen immer der oder die Prozessverlierer:in sowohl die eigenen Gerichts- und Anwaltskosten als auch die der Gegenseite übernehmen muss, ist dies im Arbeitsrecht anders. Hier zahlt jede Partei ihre eigenen Kosten. Mit einer Rechtsschutzversicherung müssen Sie sich jedoch keine Sorgen ums Geld machen. Sie übernimmt die Ausgaben für Ihre Rechtshilfe und Co. – und das schon für einen Beitrag von wenigen Euro pro Monat.

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Kann ein:e Arbeitgeber:in wegen eines Fehlverhaltens gleichzeitig eine Abmahnung erteilen und kündigen?

Ganz wichtig: Ohne eine vorherige Abmahnung darf es zu keiner ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung gegenüber einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin kommen. Gleiches gilt beim Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung, insbesondere dann, wenn Arbeitnehmer:innen durch einen Tarifvertrag ordentlich unkündbar sind. Wurden sie gekündigt, ohne dass sie vorher abgemahnt wurden, haben sie gute Chancen, rechtlich dagegen vorgehen zu können.

Arbeitgeber:innen können Arbeitnehmer:innen auch nicht für den gleichen Pflichtverstoß abmahnen und gleichzeitig aufgrund dessen kündigen. Es muss erst zum Wiederholungsfall kommen.

Apropos außerordentliche verhaltensbedingte Kündigung: Dieser muss eine Abmahnung nicht zwingend vorausgehen. Laut Arbeitsrecht gibt’s genau zwei Fälle, wann ein vorheriges Abmahnen nicht notwendig ist:

  • Es ist bereits im Vorfeld klar, dass sich das Verhalten trotz Abmahnung in Zukunft nicht ändern wird.
  • Es handelt sich um eine schwere Pflichtverletzung, die das Vertrauen zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in erschüttert. Selbst eine einmalige Hinnahme ist nach objektiven Maßstäben unzumutbar.

Was genau diese Maßstäbe sind, hat das Bundesarbeitsgericht 2020 mit einem Urteil konkretisiert (Az. 2 AZR 596/20). Wichtig ist die Bewertung folgender Kriterien:

  • Art und Ausmaß der Pflichtverletzung
  • Folgen der Pflichtverletzung
  • Grad des Verschuldens
  • Die Situation der Begehung des Pflichtverstoßes

Gründe für Abmahnungen: Welches Fehlverhalten kann abgemahnt werden?

Nun zur wichtigsten Frage: Welches Verhalten kann Ihr Unternehmen abmahnen? Generell gilt dabei Ihr Arbeitsvertrag als Grundlage, der gewisse Pflichten regelt. Unabhängig davon gibt’s unterschiedliche Gründe für eine Abmahnung im Arbeitsrecht:

  • Verspätung

  • Pausenüberziehen

  • Fernbleiben

  • Bagatelldiebstahl

  • Bagatellbetrug

  • Nichtbefolgen von Anweisungen, schlechte Arbeitsleistung

  • Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei einer Erkrankung (also verspätete Krankmeldung oder gar keine Meldung)

  • Alkohol und Rauchen, wenn es ein Verbot gibt

  • Beleidigung, Mobbing, sexuelle Belästigung

  • Beschädigung

  • Compliance-Verstoß, etwa Annahme von Kundengeschenken

Bedenken Sie dabei, dass Arbeitgeber:innen Fehlzeiten wegen einer Krankheit nicht abmahnen dürfen. Denn die Erkrankung passiert ohne das Zutun des oder der jeweiligen Arbeitnehmer:in, sodass er oder sie das Verhalten auch nicht anpassen kann. Die Firma darf jedoch eine Abmahnung aussprechen, wenn die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt, wie aus den eben aufgelisteten Gründen hervorgeht.

Wie können Sie auf eine Abmahnung reagieren?

Verfallen Sie nicht in Panik, wenn Sie als Arbeitnehmer:in abgemahnt wurden. Ist die Abmahnung berechtigt, unterbinden Sie das entsprechende Verhalten, sodass es bei einem einmaligen Vorfall bleibt. Lassen Sie sich in den nächsten Jahren nichts zu Schulden kommen, sollte das Damoklesschwert „Kündigung des Arbeitsverhältnisses“ nicht mehr über Ihnen schweben.

Ist die Abmahnung unberechtigt oder wollen Sie diese nicht einfach hinnehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Eine weitere Option ist es, als Mitarbeiter:in die Füße erst einmal still zu halten. Denn kommt es zur Kündigung, muss Ihr:e Arbeitgeber:in immer noch nachweisen, dass die Abmahnung sachlich berechtigt gewesen ist.

Zu guter Letzt: Bis vor einigen Jahren konnten Arbeitnehmer:innen davon ausgehen, dass sie ihre:n Arbeitgeber:in nach drei Jahren auffordern konnten, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht 2012 die Hürde erhöht (Az. 2 AZR 782/11). Solange das Unternehmen ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung hat, bleibt der Vermerk, wo er ist. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Sie allerdings einen Anspruch auf Entfernung mit Verweis auf die DSGVO.

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